|
Keeper - Management de documente vine in sprijinul companiilor care isi doresc o gestiune eficienta a documentelor. Caracteristicile principale ale sistemului sunt:
1. Gestiunea fisierelor:
- Incarcarea fisierelor si crearea unui document pentru fiecare fisier.
- Descarcarea continutului unui document (versiunea curenta sau mai veche).
- Caracteristica de incarcare: Editarea locala a unui document si incarcarea pe server pentru folosirea comuna.
- Gestiunea a 3 tipuri de documente:
o Nota (o nota scurta pe care utilizatorii o pot imparti intre ei);
o Document electronic (in orice format - categorisite in principal in directoare);
o Referinta pentru un Document (pe suport) Fizic (exprimata prin locatia fizica in care se gaseste).
- Gestiunea eficienta a documentelor prin gruparea acestora pe categorii, locatii, directoare, tipuri de fisier, etichete si controlul acestora prin intermediul functiilor de cautare avansata.
- Setarea numelui, descrierii, numarului de referinta, datei pentru fiecare document.
- Schimbarea/vizualizarea directorului existent al unui document.
- Setarea unei categorii pentru un document (organizat ierarhic).
- Setarea/schimbarea locatiei curente a unui document.
- Folosirea etichetelor pentru a categorisi documentele. Etichetele pot fi atasate mai multor documente in acelasi timp. Un document poate avea mai multe etichete.
- Comentarii pentru documente (explica schimbarea starii fluxului de lucru sau comentarii libere).
- Permisiuni bazate pe apartenenta la un grup. Un grup poate primi permisiunea de CITIRE sau SCRIERE. Utilizatorul poate avea un grup principal si atunci cand el creeaza un document, grupul sau principal va primi permisiune de SCRIERE pe acel document. Grupurile care nu sunt listate ca fiind ‘grupuri principale’ sunt folosite doar pentru a da acces la documente, dar nu atribuie automat permisiuni.
3. Realizarea de operatiuni:
- Previzualizarea continutului documentului cu Internet Explorer pentru documente tip html, text, imagine si office, daca utilizatorul are instalat Microsoft Office.
- Afisarea tuturor versiunilor unui document (inclusiv a celor anterioare ultimei).
- Arhivare: documentele nu pot fi sterse, insa pot fi arhivate. Documentele arhivate nu sunt vizibile la inceput, dar exista o optiune ce permite afisarea acestora. Este folosita pentru a scoate din prim-plan documentele vechi.
- Rezervarea / eliberarea (check in / check out) este o modalitate de a bloca eventuale modificari aduse unui document de catre alti utilizatori. Dupa realizarea actualizarii, acel document poate fi rezervat din nou pentru a-l debloca.
- Inregistrarea tuturor documentelor sortate dupa tipul de modificare, pentru ca la fiecare pornire a ECM sa apara prima data ultimele fisiere modificate.
- Afisarea tuturor documentelor grupate pe categorii, locatie, director, tip de fisier, etichete.
- 2 tipuri de cautare
o Bazata pe cuvinte cheie - va cauta prin continut, nume, etichete, directoare, locatii, descrieri
o Cautare avansata - cautare bazata pe atributele documentelor
- Setarea starilor fluxurilor de lucru pentru documente (sunt customizabile din baza de date si arata starea in care se afla un document: document nou, in progres, aprobat, etc.)
4. Administrarea documentelor pe alte suporturi decat cel electronic
- Pentru administrarea documentelor deja existente si in format neelectronic, Keeper - Management de Documente ofera utilizatorilor posibilitatea de introducere a detaliilor caracteristice locatiei documentului respectiv.
- In acest sens, utilizatorul poate introduce locatia, raftul si dosarul pentru documentul deja existent.
- De asemenea, in cazul in care utilizatorul vrea sa caute un anumit document, Keeper - Management de Documente ofera posibilitatea de cautare a acelui document dupa locatie si / sau dosar.
6. Sistem check-out si check-in pe document
- Pentru a schimba continutul unui document, faceti check out pe Keeper. Puteti face check out pentru unul sau mai multe documente din lista rezultatelor curente. Daca un document a fost deja checked out, puteti trimite o cerere utilizatorului care lucreaza la el sa ii faca din nou check in.
- Odata ce ati terminat modificarile pe document, trebuie doar sa-l uploadati din locatia de pe computerul dvs inapoi in Keeper. Fisierul uploadat va deveni noua versiune a documentului. Mai multe documente pot fi checked in in acelasi timp.
7. Securitate: utilizarea Keeper - Management de documente se face doar pe baza de permisiune. Documentele pot fi vizualizate ( permisiunea read) si modificate (permisiunea write) doar de persoanele autorizate.
8. Interfata este simpla si usor de folosit, vizibila in orice browser care are instalat un player de flash.
