 |
Desi este un sistem de management al documentelor bazat pe browser, functia principala a Keeper - Management de Documente este de management al contentului la nivel de companie. Dupa instalarea acestuia pe un server, fiecare utilizator autorizat interactioneaza cu aplicatia folosind un browser web standard, iar accesul poate fi realizat din orice locatie de pe glob, daca exista conexiune la Internet. Astfel, se evita eforturile cu instalarea aplicatiei si instruirea personalului. Sistemul este creat intr-un format usor de utilizat de catre orice persoana, fara a necesita cunostinte specializate in domeniu.
Orice parte a contentului din serverul bazat pe SQL al ECM poate fi accesat cautand dupa proprietatile documentului si in orice text disponibil. Informatiile pot fi verificate, modificate si salvate la loc (sistem check-in si check-out), eliminandu-se astfel posibilitatea unor conflicte intre utilizatorii aceluiasi document. Keeper - Management de Documente pastreaza o inregistrare a istoricului fiecarei parti din content, iar un istoric complet al reviziilor poate fi accesat in orice moment.
Keeper - Management de Documente permite fiecarei companii sa isi personalizeze sistemul in functie de fluxul propriu de informatii si documente. Spre exemplu, poate fi creat un flux personalizat intre departamentele de resurse umane, financiar si tehnic cu privire la procesul de recrutare: selectie (resurse umane), validare pe baza competentelor tehnice (tehnic) si personale (resurse umane), interviu (resurse umane+manager), formalitati angajare (financiar) ,etc.
Avantajul il constituie posibilitatea de a organiza pe baza fluxurilor un sistem de management al taskurilor personalizat pentru fiecare activitate in parte. Practic, este definit un flux, iar pe baza acestuia se creeaza automat taskuri, care sunt distribuite celor responsabili (configurabil independent pentru fiecare tip de task).
Fiecare companie are propriile procese si pasi, pe care ii poate configura in functie de situatie. Procesul de executie este administrat si pastrat de catre sistem, astfel incat putem vedea oricand istoria documentului: taskurile, modalitatile de rezolvare, persoanele implicate, etc.
Mai mult, pot fi definite propriile tipuri de documente, un tip de documente fiind descris de:
- natura documentului (electronic,nota,referinta document extern).
- o schema de metadate (atribute customizate de client atasate documentelor).
- o schema de stari prin care un document poate trece (care poate fi sau nu conectat la workflow)
